Formation conduite reunion

CONDUITE DE REUNION

La réunion est un outil de travail à conduire efficacement. Qu’elle soit informative, de concertation ou de résolution de problème, la réunion nécessite d’être préparée, de fixer les objectifs, d’adopter des techniques d’animation non routinières.

Catégorie:
  • Préparer pour ne pas se laisser déborder
  • Clarifier l’objectif pour ne pas se perdre
  • Construire les messages pour ne pas être confus
  • Soigner l’introduction, le plan, la conclusion pour savoir où aller
  • Structurer pour tenir les délais prévus
  • Favoriser et maîtriser les échanges

 

Conduire une réunion c’est préparer : répondre aux questions les questions clés

  • Une réunion pour quoi ? Avec qui ? Quand ? Comment ?
  • La check-list pour préparer : ne rien oublier
  • Clarifier l’objectif réel et concret de la réunion : informer ? Faire le point ? Décider ? Trouver des solutions ? Se former ?
  • Conduire une réunion c’est structurer les messages : se faire comprendre


Construire les messages en fonction des publics, du contexte, du sujet

  • Définir un message central, des messages supports
  • Créer des phrases résumantes, bâtir des exemples
  • Créer une introduction : efficace pour cadrer la réunion, pertinente pour développer les messages
  • Choisir un plan : les techniques de répétition des messages centraux
  • Construire une conclusion redondante :  synthétiser les travaux en appuyant sur les messages essentiels


Animer une réunion : de l’accueil à la conclusion, contrôler les échanges avec tact, fluidité et fermeté

  • Lancer la réunion : partir du bon pied
  • Accueillir, fixer un cadre de temps, fixer des règles du jeu
  • Délivrer le message : augmenter l’impact, capter l’attention avec les éléments fondamentaux de la communication orale
  • Donner la parole avec aisance, la reprendre avec tact, la distribuer avec fluidité
  • Mettre en mouvement, faire travailler


Pendant la réunion

  • Écouter et prendre en compte les questions, les oppositions
  • L’écoute active, laisser la parole
  • Interroger, faire préciser pour mieux répondre ou ne pas répondre
  • Savoir terminer : conclure dans les temps et efficacement
  • Réaliser une synthèse de la réunion à mesure qu’elle se déroule
  • S’assurer que tout à le monde a saisi les messages
  • Rappeler les points essentiels
  • Lever la séance

Managers, chefs de projets, cadre de proximité, toute personne qui conduit des réunions fréquentes et souhaite affiner ses techniques d’animation des échanges.

Pré-requis : aucuns.

Lieu de la formation : sur site ou en centre

Horaires : selon vos disponibilités

Prise en charge dans le cadre de la formation professionnelle continue pour les salariés : plan de formation.